Project-Stories

„Ein Produkt nachträglich technisch in eine bestehende IT-Landschaft integrieren.“

Ein Fachprojekt rekrutierte eigenmächtig ein eigenes Entwicklerteam, um „quick & dirty“ die Software für ein neues Produkt implementieren zu lassen. Die Software musste anschließend in die bestehende IT- und Softwarelandschaft integriert und nachdokumentiert werden.


Ziele

  • Das neue Produkt soll in eine individuell entwickelte Software für Kunden- und Bestandsprozesse technisch integrieren werden
  • Die Fachprozesse für den Lebenszyklus des Produkts sollen in bestehende Prozesse integriert werden
  • Die Fachprozesse an die unternehmensspezifischen Vorgaben müssen angepasst werden
  • Die fachlichen Prozesse sollen hinsichtlich manueller Workarounds und angemessenem Datenschutz angepasst werden
  • Dokumentation der implementierten Anforderungen für Entwicklung und Betrieb

Das haben wir gemacht

  • Organisatorische Verantwortung für das Produkt geregelt
  • Für den Übergang einen Produktverantwortlichen ernannt, der entscheidungsfähig war
  • Eine Analystin abgestellt, die die Software analysiert und Abweichungen/fachliche Prozessfehler identifiziert hat
  • Durch aktives Konflikt- und Changemanagement die Fachbereiche beim Übergang zu einer sauberen Lösung unterstützt
  • Für die notwendigen Anpassungen das Changemanagement definiert („wer zahlt?“, „wer beauftragt?“, „wer definiert die Anforderungen?“)

Ergebnis

  • Ein Meilensteinplan entstand, der den bereits geplanten Themen anderer Projekte nicht im Weg stand
  • Die Anwendung und die Fachprozesse entsprachen den Datenschutzrichtlinien
  • Die manuellen Workarounds konnten zu 95% abgeschafft werden
  • Die Anwendung lief erstmals stabil unter Einbeziehung der beteiligten Provider und systemübergreifenden Prozesse
  • Ein Betriebshandbuch und die formale Übergabe in den IT-Betrieb erfolgte
  • Schließlich wurde ein neues Team definiert, das die Produkte und die Kunden in Linie betreute

Erfolgsfaktoren

  • Grundhaltung: es gibt kein Problem, das wir nicht zusammen lösen können
  • Anfallende Changes am Prozess wurden zusammen mit dem Fachbereich entschieden und die Entscheidungen zentral dokumentiert
  • Alle relevanten Rolleninhaber, wie z.B. Datenschutzbeauftragter, Qualitätsmanagement des Unternehmens und IT-Security wurden eng eingebunden
  • Kontinuierlicher Verbesserungsprozess: die prozesshaften Workarounds wurden kontinuierlich im Workshop offen angesprochen und die Gegenmaßnahmen gemeinsam geplant
  • Das 100%ige Ansetzen einer erfahrenen Analystin auf das Thema, um die Risikofaktoren Zeit, Verfügbarkeit und Know-how der internen Fachbereichskollegen zu minimieren
  • Deren intensive Unterstützung und Integration durch und in das langjährige Team Anforderungsanalyse

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