Project-Stories

„Eine neue IT-Abteilung aufbauen.“

Nach einer organisatorischen Umstrukturierung des Unternehmens sollte ein Fachbereich als IT-Abteilung aufgebaut werden. Bis dato lagen Analyse, Umsetzung, Betrieb und Test in einem Team aus Generalisten.


Ziele

  • Die neuen Teams Analyse, Entwicklung und Testmanagement startklar machen
  • Standardvorgehen für den Prozess nach Plan-Build-Run einführen
  • Planungssicherheit und Zuverlässigkeit weiterhin gewährleisten
  • Vorhandene Tool- und Dokumentationsstandards des Hauses verwenden

Das haben wir gemacht

  • Die konkrete Zielsetzung und Priorisierung der Umsetzungsschritte wurde in einem Führungskräfte-Offsite erarbeitet und mit allen Verantwortlichen beschlossen
  • Durch viele persönliche Gespräche und einer Vorstellung des Vorhabens in den Fachbereichen erfolgte die unternehmensinterne Kommunikation
  • Die Planung der Umsetzung erfolgte auf einer soliden Kapazitätsplanung und unter Berücksichtigung von Umsetzungs- und Testphasen
  • Die Ist-Situation wurde gemeinsam mit den Teammitgliedern erfasst und eine mögliche Umsetzungsstrategie entworfen
  • Die neuen Prozesse wurden durch einen definierten kontinuierlichen Verbesserungsprozess gemanagt und weiterentwickelt
  • Neuen Regelmeetings wurden moderiert und schließlich beobachtend begleitet, um die Zielsetzungen zu gewährleisten 

Ergebnis

  • Anforderungen wurden ab einem Stichtag ausschließlich über das offizielle Ticketsystem angenommen
  • Ein zentraler Eingang für Anforderungen wurde installiert, so dass für alle die Frage nach dem richtigen Ansprechpartner obsolet wurde
  • Durch geplante „Sprints“ kann die Produktivnahme besser gesteuert werden
  • Ein Testmanager nahm sich aller Fragen und Nöte der fachlichen Tester an und wurde als zentraler Ansprechpartner installiert
  • Das Testvorgehen wurde konzipiert und Schrittweise in den Arbeitsalltag der Tester integriert
  • Quality Gates und formale Freigabeprozesse für Anforderungen, Konzepte und Tests wurden eingeführt, was die Qualität der Ergebnisse und den Zeitaufwand deutlich reduzierte
  • Die Kommunikation und die Verantwortlichkeiten wurden erheblich verbessert 

Erfolgsfaktoren

  • Initialer Kick-Off mit allen Führungskräften, um Fragen und Unsicherheiten zu eliminieren - alle Führungskräfte zogen anschließend an einem Strang
  • Die Mitglieder der neuen Teams konnten alle gleichermaßen konkrete Punkte zum Processing, zu Verantwortlichkeiten oder zu bestehenden Schwierigkeiten direkt mit mir besprechen
  • Alle Beteiligte zogen gemeinsam in einen bestimmten Abschnitt des Großraumbüros
  • Initiale Workshops mit allen Teams, mit konkreten Teambildungsmaßnahmen - die Beteiligten hatten sich vorher teilweise noch nicht gekannt
  • Team-, Abteilungs- und Bereichsleitung wurden kontinuierlich beraten und Strategien für die nächsten Schritte weiterentwickelt
  • Enges Zusammenarbeiten mit der bestehenden IT-Abteilung des Hauses, um Synergien zu generieren
  • Alle 2-3 Monate fanden Lessons Learned-Workshops mit allen Beteiligten statt, um die Prozesse, die Anforderungsmethoden oder auch Know-how-Transfer optimal gestalten zu können
  • Interimsmäßig wurde das Umsetzungsteam geleitet, um den fehlenden Teamleiter operativ auszugleichen
  • Alle offenen Stellen im Bereich wurden gezielt und mit Bedacht besetzt und die Teams um geeignete Kollegen erweitert

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