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Ich weiß nicht, mit wem ich mich austauschen kann

Aus gegebenem Anlass möchte ich mich heute einem eher speziellen Thema widmen. Generell ist es doch oft so: Kommunikation, Transparenz und Abstimmung werden in Projekten ja gerne mal hoch gepriesen und beworben. Sie sind tatsächliche wichtige Instrumente, um ein Projekt vorwärts zu bringen. Und um Projektbeteiligte nicht abzuhängen. Denn wenn wir Projekte leiten, sind wir von nichts mehr abhängig, als von der Zuarbeit unserer Projektteilnehmer – und ein wenig auch von deren Gunst. Was aber, wenn gar nicht klar ist, mit wem man sich zu den anstehenden Problemen austauschen kann?

 


Also was ist, wenn nicht klar ist, wer eigentlich welche Rolle und damit verbundene Rechte und Pflichten hat? Was, wenn das Vertrauen fehlt, zuverlässige Antworten zu erhalten? Was, wenn sich alle nicht oder noch nicht so gut kennen, um überhaupt einschätzen zu können, wer der Richtige für das Thema ist, um das es gerade geht?

Dann ist der Projektleiter gefragt, der sich schon vor Beginn eines Projekts darum kümmern muss, dass es gar nicht erst zu Fragen, Unverständnis oder auch Planlosigkeit kommt.

Drei Grundregeln für Projektleiter:

  1. Sorgen Sie dafür, dass sich Ihrer Projektteilnehmer kennen! Nehmen Sie die Kollegen, die direkt zusammenarbeiten, an die Hand und machen Sie klassische Vorstellungsrunden. Es ist nicht ungewöhnlich, wenn Menschen Hemmungen haben, aufeinander zuzugehen, wenn sie sich nicht kennen.

  2. Erstellen Sie eine vollständige Liste der Rollen! Und zwar mit einer Beschreibung deren Rechte und Pflichten. Schon einmal was von der RACI-Matrix gehört? Wenn nein: unbedingt nachholen und recherchieren! Vor allem aber: erfassen Erfassen Sie alle Personen und weisen Sie den Personen die Rollen konkret zu. So schaffen Sie Verbindlichkeit und Verlässlichkeit gleichermaßen.

  3. Schaffen Sie Vertrauen! Damit meine ich Vertrauen in Ihre Person. Das heißt: Sie sind als Manager in erster Linie dafür zuständig, dafür zu sorgen, dass alle Ihren Job machen können. Das heißt, SIE müssen alle Sorgen und Nöte Ihrer Mitarbeiter kennen – manchmal sogar private. Gehen Sie täglich mit immer wechselnden Projektmitgliedern einfach mal kurz Kaffee trinken. Socializing nennt man das. Finden Sie heraus, wo die Probleme schwelen und was belastet. Und dann: Kümmern Sie sich darum! Entweder Sie sind in der Lage, Unklarheiten direkt zu klären, indem Sie Ihr tieferes Wissen um Gründe, Rahmenbedingungen und Entscheidungen weitergeben – allein »verstehen« erleichtert manches ungemein – oder Sie benennen, was konkret Sie tun werden, um den berichteten Schmerzpunkt zu beseitigen. 

Jetzt kann einem guten, smoothen, zielorientierten Projektablauf (fast) nichts mehr im Wege stehen. Happy Communicating!

Ihre Sabine Zehnder

 

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