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Wenn Abhängigkeiten, Risiken und Verfügbarkeiten nur unzureichend berücksichtigt sind

Ein Projekt ist nur eins von vielen im großen Konstrukt Unternehmen. Je größer die Firma, desto komplexer sind die Verzahnungen untereinander. Unterm Strich bedeutet das: Ändert sich was an der einen Stelle, hat das unmittelbare Auswirkungen auf andere Stellen und Prozesse – und damit auf Projekte. Werfen Sie mal einen Blick auf Ihr Projekt. Welche Abhängigkeiten, Risiken und Verfügbarkeiten sind für Ihr Projekt relevant? Und was mindestens genauso wichtig ist: Wie genau haben Sie diese berücksichtigt?


Wenn Sie diese Fragen nun nicht direkt zuordnen können, habe ich hier ein paar Anregungen für Sie. Klassische Abhängigkeiten sind beispielsweise:

  • Inhaltliche Abhängigkeiten
  • Technische Abhängigkeiten
  • Personelle Abhängigkeiten
  • Abhängigkeiten zwischen Projekten oder Ereignissen

Klassische Risiken sind:

  • Ausstehende Entscheidungen
  • Ausstehende externe Zulieferungen (z.B. gesetzliche Änderungen während der Projektlaufzeit)
  • Parallele Umstrukturierungen oder räumliche Veränderungen
  • Personelle Ausfälle

Klassische Verfügbarkeiten betreffen:

  • Stakeholder
  • Technische und fachliche Experten
  • Entscheidungsträger

Die Liste der genannten Punkte ist sicher nicht vollständig, allerdings decken sie die wesentlichen Checkpoints ab, die Sie als Projektleiter bedenken sollten. Wie also sollen Sie nun kalkulieren?

So kalkulieren Sie belastbar:

  • Schneiden Sie alle Tasks und Meilensteine so detailliert wie es im Augenblick möglich ist.
  • Beziehen Sie die Beteiligten bei der Indikation der Aufwände ein und erfragen Sie sowohl zeitlichen, monetären Aufwand wie auch die Zeitschiene (= Zeitraum, der wegen der Abhängigkeiten für das Erledigen notwendig ist).
  • Planen Sie – egal wie knapp die Kapazitäten sind – so, wie sie es für richtig halten. Lassen Sie sich gedanklich nicht von den vorherrschenden Rahmenbedingungen beirren.
  • Nennen Sie alle Personen mit dem Namen und kennzeichnen Sie die zu vergebenden Positionen mit n.n. (not named).
  • Bilden Sie die Summe über das Budget und errechnen Sie den Projektzeitraum.

Jetzt kommt der Teil, der etwas Mut erfordert: Addieren Sie jeweils 25%!

Diese 25% sind kein Puffer! Sie sind ein Risikozuschlag für Abhängigkeiten, Risiken und Verfügbarkeiten, die Sie heute noch nicht absehen können. Eins ist nämlich sicher: Ihr Projekt wird nicht reibungslos durchlaufen. Es werden Störfaktoren eintreten, die Sie Stand heute nicht kennen können. Bringen Sie sich selbst nicht in die Bredouille, indem Ihnen frühzeitig das Budget knapp wird und ersparen Sie Ihren Mitarbeiter den Stress – bloß weil es Ihnen zu Beginn des Projekts schwerviel, die Risiken zu kalkulieren.

Bleiben Sie tapfer!
Ihre Sabine Zehnder

 

 

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