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Wenn Kapazitäten überplant sind, ist Stress an der Tagesordnung

Der gewöhnliche Arbeitstag hat 8 Stunden. Zeit, in der wir in Meetings sitzen, uns mit unseren Kollegen austauschen oder auch unserer eigentlichen Aufgabe nachgehen. Alle diese Aktivitäten sind gleich wichtig, trotzdem werden sie lange nicht gleichermaßen bei unserer Planung berücksichtigt. Kaum ein IT-Projekt verläuft ohne Termindruck und ohne zeitliche Vorgaben. Darunter leiden in erster Linie die Mitarbeiter, dicht gefolgt von der Qualität der Arbeitsergebnisse.

Beides hängt direkt voneinander ab: Kommt ein Mitarbeiter nicht dazu, in Ruhe zu arbeiten – also in dem viel beschriebenen kreativen Flow – sind zumindest Teile der Ergebnisse improvisiert oder nicht so hochwertig, wie sie der- oder diejenige in Ruhe hätte erarbeiten können. Meiner Erfahrung nach ist es daher umso wichtiger, dass jeder Mitarbeiter lernt, sich selbst gut zu organisieren, um Engpässe frühzeitig abstimmen und Themen im Sinne des Projektes priorisieren zu können. Und natürlich, um sich selbst vor den Konsequenzen permanenten Stresses zu schützen.

Auch zeitliche oder personelle Engpässe werden in der Regel viel zu spät kommuniziert, um die Auswirkungen über eine Re-Planung abfangen zu können. Je frühzeitiger und zuverlässiger alle Projektbeteiligten erkennen, wenn es mal eng wird, desto besser für den Projekterfolg. Wie heißt es so schön: Wehret den Anfängen. Daher habe ich hier die aus meiner Sicht 6 wichtigsten Tipps für die eigene Planung zusammengefasst, die jedem ermöglichen, Stress vorzubeugen und Zulieferungen verbindlich zu machen.

6 Tipps für besseres Planen

  • Tipp 1: Priorisieren Sie jeden Tag aufs Neue: Was ist heute wichtig?
  • Tipp 2: Schätzen Sie für sich ab, wie lange Sie vermutlich für welche Tätigkeit brauchen.
  • Tipp 3: Reflektieren Sie Ihre Planung mit Ihrem Team, z.B. in einem »Daily Stand-up« Meeting.
  • Tipp 4: Verplanen Sie maximal 75% Ihrer Arbeitszeit – der Rest geht für Organisation, Kommunikation, den notwendigen Pausen und Unvorhergesehenes drauf.
  • Tipp 5: Planen Sie feste Termine ein, in denen Sie sich um regelmäßige Tätigkeiten kümmern, wie z.B. Mails lesen, Software-Updates, Zeiterfassung, etc.
  • Tipp 6: Gehen Sie während der operativen Ausarbeitung von Arbeitsergebnissen nicht ans Telefon, oder besser: Stellen Sie Ihr Telefon bewusst leise. Teilen Sie auch Ihren Kollegen mit, wenn Sie ungestört arbeiten wollen und sagen Sie zu, im Nachgang für ein Gespräch zur Verfügung zu stehen. Auch diese Zeiten sollten Sie als Termin in Ihren Kalender eintragen.

Stressfreieres Arbeiten

Wenn Sie diese Tipps befolgen, haben Sie erste Grundlagen für ein stressfreieres Arbeiten und eine validere Planung geschaffen. Nichts desto trotz: Manchmal fehlt einfach die notwendige Manpower, um das Volumen zu bewältigen. In der Regel lassen sich aber durch Transparenz und detailliertem Aufzeigen der Engpässe auch personalpolitische Veränderungen anstoßen. Also: Nur nicht zögern, sondern planen. Die anstehenden Arbeiten sind ja da – egal, ob Sie sich überschlagen oder strukturiert an die Sache herangehen.

In diesem Sinne: gutes Planen!

Ihre Sabine Zehnder

 

 

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